Zo zet je een podiumtimer voor sprekers op

Wat een podiumtimer is

Een podiumtimer, of sprekerstimer, is een klok die de persoon op het podium laat zien hoeveel tijd er nog over is. Meestal telt hij af, verandert hij tegen het einde van kleur en kan hij een kort bericht van de organisator tonen. AV-teams noemen het scherm dat naar het podium is gericht vaak een confidence monitor. Daarop kunnen de slides en aantekeningen van de spreker staan, de timer, of allebei.

Het idee is eenvoudig. Een spreker die de tijd kan zien, bewaakt die zelf, en de organisator hoeft geen tekens te geven vanaf de zijkant van de zaal.

Welk scherm je gebruikt

Elk apparaat met een webbrowser kan als timerscherm dienen. Waar het om gaat, is hoe groot het is en waar het staat.

• Een tv of monitor gericht op het podium. De meest gekozen oplossing op congressen. Zet hem op de vloer aan de voorkant van het podium, schuin omhoog gericht, of op een standaard aan de zijkant. De spreker ziet hem en kijkt intussen gewoon naar het publiek.
• Een tablet of laptop op het spreekgestoelte. De eenvoudigste optie voor kleine zalen en voor sprekers die achter het spreekgestoelte blijven. Het kost niets extra, maar het scherm is te klein voor een spreker die over het podium loopt.
• Een scherm achter in de zaal. In een grote zaal kan de spreker op een scherm aan de achterwand de tijd zien zonder naar beneden te kijken. Zorg dat het publiek er niet door wordt afgeleid.
• De hoofdbeamer. Toon je de timer op het grote scherm, dan ziet het publiek hem ook. Dat past bij pitchwedstrijden, hackathons en workshops, waar iedereen de tijdslimiet kent. Tijdens een keynote leidt het meestal af.

Waar je het neerzet

Ga staan waar de spreker straks staat en kijk naar het publiek. De timer moet binnen dat blikveld vallen, of met een snelle blik opzij te zien zijn. Moet de spreker het hoofd draaien of achterom kijken, dan kijkt die er al snel niet meer naar.

Loop daarna naar het verste punt waar de spreker kan komen en controleer of de cijfers nog goed leesbaar zijn. Groter is beter. Een podiumtimer wordt in een fractie van een seconde gelezen, tussen twee zinnen door.

Zo stel je het in met WrapClock

1. Maak het evenement aan en voeg het programma toe. Voeg sprekers een voor een toe, of plak het hele programma uit Excel of Word: één regel per spreker, met de minuten aan het begin of aan het eind van de regel.
2. Kies de instellingen van het sprekersscherm. De taal van het scherm, hoeveel minuten voor het einde het oranje wordt, en of het laat zien wie de volgende spreker is en hoe laat het is.
3. Open het sprekersscherm op het apparaat bij het podium. Elk evenement heeft een eigen schermlink. Open die in de browser op het apparaat bij het podium, en klik dan op het scherm of druk op F voor volledig scherm. Op dat apparaat hoeft niemand in te loggen.
4. Bedien het vanaf je laptop. Met de spatiebalk start en pauzeer je, en met de pijltjestoetsen ga je naar de volgende of vorige spreker. Je kunt de huidige spreker een minuut meer of minder geven, en een bericht naar het sprekersscherm sturen.
5. Doe een testrun. Voeg een testonderdeel van één minuut toe, start het en kijk hoe het scherm oranje en daarna rood wordt. Zo controleer je het snelst of het scherm vanaf het podium goed te zien is.

Checklist voordat de deuren opengaan

• Het apparaat bij het podium zit aan de stroom en draait niet op de accu.
• Slaapstand, schermbeveiliging en meldingen staan uit op dat apparaat.
• Het sprekersscherm staat op volledig scherm, met de helderheid omhoog.
• Het apparaat is verbonden met de wifi van de locatie.
• Op een tweede apparaat staat de schermlink klaar, voor het geval het eerste uitvalt.
• De dagvoorzitter en de sprekers weten wat oranje en rood betekenen.

Wat er gebeurt als het internet uitvalt

In WrapClock gebeurt het aftellen op het sprekersscherm zelf. Valt de wifi van de locatie uit, dan telt het scherm gewoon door en toont het een kleine melding dat het offline is. Ook de regie waarschuwt je, en je klikken worden pas verstuurd als de verbinding terug is, dus wacht daarop voordat je naar de volgende spreker gaat. Is het netwerk op de locatie onbetrouwbaar? Verbind je laptop dan met een hotspot op je telefoon, zodat de bediening blijft werken.