Groen, oranje, rood: tijdsignalen voor sprekers

Waarom kleuren werken

Een spreker die midden in een zin zit, kan niet stoppen om rustig een klok af te lezen. Een kleur zie je vanuit je ooghoek, in een fractie van een seconde, zonder de draad kwijt te raken. Daarom gebruiken de meeste systemen om sprekers op tijd te houden, van speechclubs tot grote congressen, een variant van groen, oranje en rood.

Twee manieren om dezelfde drie kleuren te gebruiken

Aftellen: hoeveel tijd er nog is

Op congressen heeft elke spreker een vast tijdslot. Het scherm is groen zolang er tijd is, wordt oranje in de laatste minuten en rood als de tijd om is. De vraag die het beantwoordt, is: “Hoeveel tijd heb ik nog?” Dit is het systeem dat WrapClock gebruikt.

De bandbreedte: mag ik nu stoppen

Bij Toastmasters worden speeches getimed aan de hand van een bandbreedte in plaats van één vaste limiet. Volgens het wedstrijdreglement van Toastmasters International krijgt een speech van vijf tot zeven minuten een groen signaal bij 5:00, als de spreker het minimum heeft bereikt, geel bij 6:00 en rood bij 7:00, het maximum. Een deelnemer die korter dan 4:30 of langer dan 7:30 spreekt, wordt gediskwalificeerd. Kortere vormen werken op dezelfde manier: bij een geïmproviseerde speech van één tot twee minuten komt groen bij 1:00, geel bij 1:30 en rood bij 2:00.

Hier betekent groen “je mag stoppen”, niet “je hebt nog tijd genoeg”. Het is een goed systeem voor speechtraining, waar het doel is om binnen de bandbreedte uit te komen.

Welk systeem kies je?

Heeft elke spreker een vast tijdslot in een programma, kies dan voor aftellen. Dat laat zien hoeveel tijd er nog over is, en dat is wat sprekers nodig hebben om het tempo van een presentatie te bepalen. Oefenen sprekers om binnen een bandbreedte uit te komen, kies dan voor de bandbreedte. Welk systeem je ook kiest, vertel het de sprekers vooraf, want hetzelfde groene licht betekent in elk systeem iets anders.

Wanneer moet de waarschuwing verschijnen?

De oranje waarschuwing moet vroeg genoeg komen om de spreker rustig naar de afsluiting te laten gaan, maar niet zo vroeg dat die zich gaat haasten terwijl de helft van de presentatie nog moet komen. Als uitgangspunt:

Lengte van het tijdslot	Oranje als er nog zoveel over is
Tot 5 minuten	1 minuut
10 tot 15 minuten	2 minuten
20 tot 30 minuten	3 minuten
45 minuten of langer	5 minuten

In WrapClock stel je de waarschuwing per evenement in, en standaard is die twee minuten. Combineer je in één evenement korte en lange presentaties, kies dan de waarde die bij de meeste tijdsloten past. Je kunt die tijdens het evenement wijzigen, en het sprekersscherm wordt meteen bijgewerkt.

Wat rood moet betekenen

Spreek dit voor het evenement af met de dagvoorzitter en de sprekers. Op de meeste congressen betekent rood “maak je zin af en sluit af”, niet “stop nu met praten”. Een spreker die midden in een zin wordt afgekapt, laat het publiek met lege handen achter.

Het helpt ook als de timer na nul doortelt. WrapClock toont de uitloop, bijvoorbeeld +1:20, zodat de dagvoorzitter weet of ingrijpen nodig is, en de organisator weet hoeveel tijd de dag heeft verloren.

Meer dan kleuren

Soms is een kleur niet genoeg. Een spreker die helemaal opgaat in de presentatie, kan de wisseling missen, en sommige mensen kunnen oranje en rood moeilijk van elkaar onderscheiden. Twee dingen helpen:

• Woorden naast kleuren. Het sprekersscherm van WrapClock zet ook “Tijd om af te ronden” en “Tijd is om” in de hoek, naast de klok zelf.
• Een kort bericht. Een regel op het scherm van de spreker, zoals “Graag afronden” of “Tijd voor vragen”, maakt geen geluid, en alleen de spreker ziet die, zolang het scherm naar de spreker is gericht en niet naar het publiek.