Verde, giallo, rosso: i segnali di tempo per i relatori
Tre colori bastano perché il relatore sappia a che punto è senza interrompere una frase. Ma devi decidere cosa significa ogni colore e quando compare.
Perché i colori funzionano
Un relatore a metà frase non può fermarsi a leggere con attenzione un orologio. Un colore si coglie con la coda dell’occhio, in una frazione di secondo, senza perdere il filo. Per questo quasi tutti i sistemi di segnalazione del tempo, dai club di public speaking alle grandi conferenze, usano una qualche versione di verde, giallo e rosso.
Due modi di usare gli stessi tre colori
Il conto alla rovescia: quanto tempo resta
Alle conferenze ogni relatore ha uno slot fisso. Lo schermo resta verde finché c’è tempo, diventa giallo negli ultimi minuti e rosso quando il tempo è scaduto. La domanda a cui risponde è «quanto tempo mi resta?». È il sistema che usa WrapClock.
L’intervallo: posso già finire
Nei club Toastmasters i discorsi si cronometrano rispetto a un intervallo anziché a un unico limite. Nel regolamento dei concorsi di oratoria di Toastmasters International, un discorso da cinque a sette minuti riceve il segnale verde a 5:00, quando il relatore ha raggiunto il minimo, il giallo a 6:00 e il rosso a 7:00, il massimo. Un concorrente che finisce prima di 4:30 o dopo 7:30 viene squalificato. I formati più brevi funzionano allo stesso modo: per un discorso improvvisato da uno a due minuti, il verde arriva a 1:00, il giallo a 1:30 e il rosso a 2:00.
Qui il verde significa «puoi finire», non «hai ancora molto tempo». È un buon sistema per allenarsi a parlare in pubblico, quando l’obiettivo è proprio rientrare nell’intervallo.
Quale scegliere
Se ogni relatore ha uno slot fisso nel programma, usa il conto alla rovescia. Gli dice quanto tempo resta, ed è proprio ciò che gli serve per gestire il ritmo dell’intervento. Se i relatori si stanno allenando a rientrare in un intervallo, usa il sistema a intervallo. Qualunque sistema usi, avvisa i relatori in anticipo, perché lo stesso verde ha un significato diverso nei due casi.
Quando deve comparire l’avviso?
L’avviso giallo deve arrivare abbastanza presto da permettere al relatore di avviarsi con calma alla conclusione, ma non così presto da farlo accelerare quando ha ancora metà intervento davanti. Come punto di partenza:
| Durata dello slot | Tempo residuo al passaggio al giallo |
|---|---|
| Fino a 5 minuti | 1 minuto |
| Da 10 a 15 minuti | 2 minuti |
| Da 20 a 30 minuti | 3 minuti |
| 45 minuti o più | 5 minuti |
In WrapClock l’avviso si imposta per ogni evento, e il valore predefinito è di due minuti. Se nello stesso evento ci sono interventi brevi e lunghi, scegli il valore adatto alla maggior parte degli slot. Puoi cambiarlo durante l’evento, e lo schermo del relatore si aggiorna subito.
Cosa dovrebbe significare il rosso
Concordalo con il moderatore e i relatori prima dell’evento. Nella maggior parte delle conferenze il rosso significa «finisci la frase che stai dicendo e chiudi», non «smetti subito di parlare». Un relatore interrotto a metà frase lascia il pubblico a mani vuote.
È utile anche che il timer continui a contare oltre lo zero. WrapClock mostra lo sforamento, per esempio +1:20, così il moderatore sa se intervenire e l’organizzatore sa quanto tempo ha perso la giornata.
Oltre ai colori
A volte un colore non basta. Un relatore immerso nel suo intervento può non accorgersi del cambio, e alcune persone fanno fatica a distinguere il giallo dal rosso. Ci sono due accorgimenti utili:
- Parole oltre ai colori. Lo schermo del relatore di WrapClock scrive anche «È ora di concludere» e «Tempo scaduto» nell’angolo, accanto al conto alla rovescia.
- Un breve messaggio. Una riga sullo schermo del relatore, come «Concludi, per favore» o «Tempo per le domande», è silenziosa e la vede solo il relatore, purché lo schermo sia rivolto verso di lui e non verso il pubblico.