Come preparare un timer da palco per i relatori

Che cos’è un timer da palco

Un timer da palco, o timer per relatori, è un orologio che mostra alla persona sul palco quanto tempo le resta. Di solito fa il conto alla rovescia, cambia colore verso la fine e può mostrare un breve messaggio dell’organizzatore. I tecnici audio e video chiamano spesso lo schermo rivolto verso il palco «monitor di ritorno». Può mostrare le slide e le note di chi presenta, il timer o entrambi.

L’idea è semplice. Un relatore che vede il tempo lo gestisce da sé, e l’organizzatore non deve fare segnali da un lato della sala.

Quale schermo usare

Qualsiasi dispositivo con un browser web può fare da schermo del timer. Quello che conta sono le dimensioni e la posizione.

• Un televisore o un monitor rivolto verso il palco. La scelta più comune alle conferenze. Mettilo a terra sul bordo anteriore del palco, inclinato verso l’alto, oppure su un supporto a lato. Il relatore lo vede mentre guarda il pubblico.
• Un tablet o un portatile sul leggio. L’opzione più semplice per le sale piccole e per i relatori che restano al leggio. Non costa nulla in più, ma è troppo piccolo per un relatore che si muove sul palco.
• Uno schermo in fondo alla sala. In una sala grande, uno schermo sulla parete di fondo permette al relatore di controllare il tempo senza abbassare lo sguardo. Assicurati che non distragga il pubblico.
• Il proiettore principale. Se mostri il timer sullo schermo grande, lo vede anche il pubblico. È una soluzione adatta a gare di pitch, hackathon e workshop, dove tutti conoscono il limite. Durante una keynote di solito è una distrazione.

Dove posizionarlo

Mettiti nel punto in cui starà il relatore e guarda verso il pubblico. Il timer dovrebbe trovarsi dentro quel campo visivo, o a un rapido sguardo di distanza. Se il relatore deve girare la testa o guardarsi alle spalle, smetterà di controllarlo.

Poi spostati nel punto più lontano che il relatore potrebbe raggiungere e verifica che le cifre siano ancora facili da leggere. Più sono grandi, meglio è. Un timer da palco si legge in una frazione di secondo, tra una frase e l’altra.

Come configurarlo con WrapClock

1. Crea l’evento e aggiungi il programma. Aggiungi i relatori uno alla volta, oppure incolla l’intero programma da Excel o Word: una riga per relatore, con i minuti all’inizio o alla fine della riga.
2. Scegli le impostazioni dello schermo del relatore. La lingua dello schermo, quanti minuti prima della fine diventa giallo e se mostra il relatore successivo e l’ora attuale.
3. Apri lo schermo del relatore sul dispositivo del palco. Ogni evento ha il suo link per lo schermo. Aprilo nel browser del dispositivo vicino al palco, poi clicca sullo schermo o premi F per lo schermo intero. Su quel dispositivo non serve accedere a nessun account.
4. Gestiscilo dal tuo portatile. La barra spaziatrice avvia e mette in pausa, e i tasti freccia passano al relatore successivo o precedente. Puoi dare al relatore attuale un minuto in più o in meno e inviare un messaggio al suo schermo.
5. Fai una prova. Aggiungi una voce di prova da un minuto, avviala e guarda lo schermo diventare giallo e poi rosso. È il modo più rapido per verificare che lo schermo si veda dal palco.

Checklist prima dell’apertura delle porte

• Il dispositivo sul palco è collegato alla corrente, non va a batteria.
• Su quel dispositivo sono disattivati la sospensione, il salvaschermo e le notifiche.
• Lo schermo del relatore è a schermo intero, con la luminosità alta.
• Il dispositivo è connesso al Wi-Fi della sede.
• Un secondo dispositivo ha il link dello schermo pronto, nel caso il primo non funzioni.
• Il moderatore e i relatori sanno cosa significano il giallo e il rosso.

Cosa succede se cade la connessione internet

In WrapClock il conto alla rovescia gira direttamente sullo schermo del relatore. Se il Wi-Fi della sede cade, lo schermo continua a contare e segnala con un piccolo avviso che è offline. Anche la regia ti avvisa, e i tuoi clic non vengono inviati finché la connessione non torna, quindi aspetta che torni prima di passare al relatore successivo. Se la rete della sede non è affidabile, collega il portatile all’hotspot di un telefono e i comandi continueranno a funzionare.