Come far rispettare i tempi ai relatori di una conferenza

Perché le conferenze vanno in ritardo

Quasi tutti i ritardi sono piccoli, ma si sommano. La prima sessione inizia con cinque minuti di ritardo perché la sala si sta ancora riempiendo. Un relatore passa due minuti a cercare le slide giuste. Una domanda si trasforma in una discussione. Nessuna di queste cose sembra un problema di per sé, ma all’ora di pranzo la giornata è già indietro di venti minuti, e tutti i relatori successivi ne pagano le conseguenze.

Rispettare i tempi di una conferenza, quindi, non vuol dire tanto fermare il singolo relatore che parla troppo. Vuol dire eliminare i piccoli ritardi e rendere il tempo visibile a tutti in sala.

Prima dell’evento

Prevedi il tempo per i cambi tra un intervento e l’altro

Un programma con gli interventi uno dopo l’altro dà per scontato che il relatore successivo salga sul palco con le slide già aperte. Non succede mai. Arrivare sul palco, trovare il microfono e aprire una presentazione richiede qualche minuto. Inserisci questo tempo nel programma, oppure accorcia un po’ gli slot per farcelo stare, invece di sperare che sparisca da solo.

Comunica per iscritto a ogni relatore il suo tempo reale

«Venti minuti» non significa la stessa cosa per tutti. Scrivi la durata esatta di ogni slot e specifica se le domande sono comprese o vengono dopo. Venti minuti, domande comprese, corrispondono a un intervento di circa quindici minuti. Un relatore che lo sa prepara un intervento più breve. Un relatore che lo scopre sul palco si affretta, oppure sfora.

Raccogli le slide in anticipo

Se tutte le presentazioni partono da un unico computer, nessuno deve cambiare portatile tra un intervento e l’altro. Chiedi ai relatori di inviarti le slide uno o due giorni prima dell’evento e controlla che ogni file si apra.

Concorda i segnali

Spiega ai relatori cosa vedranno verso la fine: quando lo schermo diventa giallo è ora di iniziare a concludere, e il rosso significa che il tempo è scaduto. Un segnale che il relatore si aspetta funziona. Un segnale di cui non ha mai sentito parlare viene ignorato, oppure gli fa perdere il filo a metà frase. La nostra guida ai segnali di tempo spiega come scegliere quando far comparire l’avviso.

Individua i punti della giornata che possono assorbire i ritardi

Alcune parti del programma sono elastiche, altre no. Una pausa caffè può perdere cinque minuti. Il relatore della keynote che deve prendere un aereo no. Decidi in anticipo quali sessioni sono flessibili, così quando la giornata va in ritardo sai già da dove recuperare il tempo.

Il giorno dell’evento

Inizia in orario

Far partire la prima sessione in orario, anche con qualche posto ancora vuoto, fa capire alla sala che il programma va rispettato. Partire in ritardo comunica il contrario, e dopo ogni pausa le persone rientrano un po’ più tardi.

Fai vedere il tempo al relatore

La maggior parte dei relatori che sforano non sta ignorando l’organizzatore: ha semplicemente perso la cognizione del tempo. Uno schermo con il conto alla rovescia nel loro campo visivo, che mostra quanti minuti restano, permette loro di gestire il ritmo senza controllare il telefono. La nostra guida su come preparare un timer da palco spiega quale schermo usare e dove posizionarlo.

Dai un avviso chiaro prima della fine

Un relatore ha bisogno di un momento per arrivare alla conclusione. Uno schermo che diventa giallo un paio di minuti prima della fine gli concede quel momento. Se non se ne accorge, un breve messaggio sullo stesso schermo, come «Concludi, per favore», è più discreto di un moderatore che si alza in piedi o di una mano che si agita in prima fila.

Affida il tempo a una sola persona

Qualcuno deve decidere quando finiscono le domande e quando inizia il relatore successivo. Di solito è il moderatore della sessione. Se nessuno è responsabile di questa decisione, nessuno la prende. Chi gestisce il timer e il moderatore dovrebbero concordare in anticipo cosa succede quando un relatore arriva al rosso.

Limita il tempo delle domande

Accetta due o tre domande, poi chiudi la sessione con una frase. Se c’è più interesse, il relatore può continuare durante la pausa. È durante le domande che si perde la maggior parte dei minuti.

Quando la giornata è già in ritardo

Non cercare di recuperare tutto il tempo in un unico punto. Tagliare il tempo dell’ultimo relatore della giornata è ingiusto nei suoi confronti e verso chi è rimasto per ascoltarlo. Recupera invece un po’ alla volta:

• Accorcia o salta le domande nelle sessioni successive.
• Togli uno o due minuti a ciascuno degli interventi successivi, e avvisa quei relatori prima che salgano sul palco.
• Taglia qualche minuto da una pausa caffè, ma non annullarla. Le persone ne hanno bisogno, e comunque dalle pause troppo brevi si rientra in ritardo.

Per fare tutto questo devi sapere quanto sei in ritardo. Un timer che continua a contare dopo lo scadere del tempo mostra esattamente di quanto ha sforato ogni sessione, così puoi vedere il ritardo totale e pianificare il resto della giornata.

Come ti aiuta WrapClock

WrapClock è un timer da palco pensato proprio per questo. Incolli il programma della conferenza da Excel o Word, apri lo schermo del relatore sul proiettore, su un televisore o su un tablet e gestisci la giornata dal tuo portatile. Lo schermo diventa giallo quando è ora di concludere e rosso quando il tempo è scaduto, conta lo sforamento e mostra i messaggi che invii. Se il Wi-Fi della sede cade, continua a contare.