カンファレンスで登壇者に時間を守ってもらう方法

カンファレンスが遅れる理由

遅れのほとんどは小さなもので、それが積み重なります。会場がまだ埋まりきらず、最初のセッションが5分遅れて始まる。登壇者が正しいスライドを探すのに2分かかる。ひとつの質問が議論に発展する。どれも単独では問題に感じませんが、昼食の頃には進行が20分遅れ、その後の登壇者全員がそのしわ寄せを受けます。

つまり、カンファレンスを時間どおりに進めるとは、話が長すぎる1人の登壇者を止めることではありません。小さな遅れを取り除き、会場の全員に時間が見えるようにすることです。

イベント前

入れ替えの時間を確保する

講演を隙間なく並べたタイムテーブルは、次の登壇者がスライドを開いた状態でステージに現れることを前提にしています。そんなことはまず起こりません。ステージに上がり、マイクを見つけ、プレゼンテーションを開くには数分かかります。その時間が消えてくれることを期待するのではなく、タイムテーブルに組み込むか、持ち時間を少し短くして収まるようにしましょう。

登壇者全員に実際の持ち時間を書面で伝える

「20分」の受け止め方は人によって異なります。各枠の正確な長さを書き出し、質疑応答がその中に含まれるのか、その後なのかを明記しましょう。質疑応答込みの20分なら、講演はおよそ15分です。それを知っている登壇者は短めに準備します。ステージ上で知った登壇者は、急いで話すか、時間を超過します。

スライドを事前に集める

すべてのプレゼンテーションを1台のパソコンで流せば、講演の合間にノートパソコンを入れ替える必要がありません。登壇者にはイベントの1、2日前にスライドを送ってもらい、各ファイルが開けることを確認しましょう。

合図を決めておく

終了間際に何が表示されるかを、登壇者に伝えておきましょう。画面が黄色に変わったらまとめに入る時間、赤は時間切れの合図です。登壇者が予期している合図は機能します。聞いたこともない合図は無視されるか、話の途中で言葉に詰まる原因になります。警告を出すタイミングの決め方は、時間の合図についてのガイドで解説しています。

遅れを吸収できる場所を把握する

タイムテーブルには、融通が利く部分と利かない部分があります。コーヒーブレイクは5分削れますが、飛行機の時間が迫っている基調講演の登壇者はそうはいきません。どのセッションを調整できるかを事前に決めておけば、進行が遅れたときに、どこで時間を取り戻すかがすでにわかっています。

当日

時間どおりに始める

空席があっても最初のセッションを時間どおりに始めれば、タイムテーブルは本気だと会場に伝わります。遅れて始めると逆のメッセージになり、休憩のたびに人が戻ってくるのが少しずつ遅くなります。

登壇者に時間が見えるようにする

時間を超過する登壇者のほとんどは、主催者を無視しているわけではありません。時間の感覚を失っているだけです。残り時間を表示するカウントダウン画面が視線の先にあれば、スマートフォンを確認しなくてもペース配分ができます。どの画面を使い、どこに置くかは、ステージタイマーの設置方法のガイドで解説しています。

終了前に明確な警告を1回出す

登壇者が結論に移るには、少し時間が必要です。終了の数分前に黄色に変わる画面が、その時間を与えてくれます。それを見逃した場合でも、同じ画面に「まとめに入ってください」のような短いメッセージを出せば、司会者が立ち上がったり最前列から手を振ったりするより控えめに伝えられます。

時間の判断を1人に任せる

質疑応答をいつ終えて次の登壇者に移るかは、誰かが決めなければなりません。通常はセッションの司会者かモデレーターです。誰もその判断に責任を持たなければ、誰も判断しません。タイマーを操作する人と司会者は、画面が赤になったときにどうするかを事前に決めておきましょう。

質疑応答は短く

質問を2つか3つ受けたら、ひと言でセッションを締めくくりましょう。さらに関心があれば、登壇者は休憩中に続けられます。失われる時間の大半は、質疑応答で生まれます。

すでに進行が遅れているとき

遅れた時間を1か所ですべて取り戻そうとしないでください。その日の最後の登壇者の時間を削るのは、その登壇者にも、話を聞くために残った人たちにも不公平です。代わりに、少しずつ取り戻しましょう。

• 次のセッションの質疑応答を短くするか、省略します。
• 続く講演の時間をそれぞれ1、2分ずつ削り、その登壇者にはステージに上がる前に伝えます。
• コーヒーブレイクを数分短くします。ただし、なくしてはいけません。休憩は必要ですし、短すぎる休憩からは、どのみち人が遅れて戻ってきます。

そのためには、どれだけ遅れているかを把握する必要があります。時間切れの後もカウントを続けるタイマーなら、各セッションが何分超過したかが正確にわかるので、合計を確認して残りの一日を計画できます。

WrapClockでできること

WrapClockは、まさにこのために作られたステージタイマーです。カンファレンスのタイムテーブルをExcelやWordから貼り付け、登壇者用画面をプロジェクター、テレビ、タブレットで開いて、ノートパソコンから一日の進行を操作します。画面はまとめに入る時間になると黄色に、時間になると赤に変わり、超過時間をカウントし、送信したメッセージを表示します。会場のWi-Fiが切れても、カウントは止まりません。