So halten Redner auf Konferenzen ihre Zeit ein

Warum Konferenzen in Verzug geraten

Die meisten Verzögerungen sind klein, aber sie summieren sich. Die erste Session beginnt fünf Minuten zu spät, weil sich der Saal noch füllt. Ein Redner sucht zwei Minuten lang nach den richtigen Folien. Aus einer Frage wird eine Diskussion. Nichts davon wirkt für sich genommen wie ein Problem, doch bis zur Mittagspause hängt der Tag zwanzig Minuten hinterher, und jeder Redner danach zahlt den Preis dafür.

Bei der Pünktlichkeit einer Konferenz geht es also weniger darum, den einen Redner zu stoppen, der zu lange spricht. Es geht darum, die kleinen Verzögerungen zu beseitigen und die Zeit für alle im Saal sichtbar zu machen.

Vor der Veranstaltung

Zeit für Rednerwechsel einplanen

Ein Ablaufplan, in dem die Vorträge direkt aufeinander folgen, geht davon aus, dass der nächste Redner mit bereits geöffneten Folien auf der Bühne erscheint. Das passiert nie. Bis jemand auf der Bühne steht, das Mikrofon gefunden und die Präsentation geöffnet hat, vergehen ein paar Minuten. Planen Sie diese Zeit in den Ablauf ein, oder kürzen Sie die Zeitfenster etwas, damit sie hineinpasst, statt darauf zu hoffen, dass sie sich in Luft auflöst.

Jedem Redner seine tatsächliche Zeit schriftlich mitteilen

„Zwanzig Minuten“ bedeutet für verschiedene Menschen Unterschiedliches. Halten Sie die genaue Länge jedes Zeitfensters schriftlich fest und geben Sie an, ob die Fragerunde darin enthalten ist oder danach folgt. Zwanzig Minuten inklusive Fragerunde bedeuten einen Vortrag von etwa fünfzehn Minuten. Ein Redner, der das weiß, bereitet einen kürzeren Vortrag vor. Ein Redner, der es erst auf der Bühne erfährt, hetzt durch seinen Vortrag oder überzieht.

Folien vorab einsammeln

Wenn alle Präsentationen auf demselben Computer laufen, muss niemand zwischen den Vorträgen Laptops tauschen. Bitten Sie die Redner, ihre Folien ein bis zwei Tage vor der Veranstaltung zu schicken, und prüfen Sie, ob sich jede Datei öffnen lässt.

Signale vereinbaren

Sagen Sie den Rednern, was sie gegen Ende sehen werden: Wenn der Bildschirm auf Gelb wechselt, ist es Zeit, zum Ende zu kommen, und Rot bedeutet, dass die Zeit um ist. Ein Signal, mit dem der Redner rechnet, funktioniert. Ein Signal, von dem er noch nie gehört hat, wird ignoriert oder bringt ihn mitten im Satz aus dem Konzept. Unser Ratgeber zu Zeitsignalen erklärt, wie Sie festlegen, wann die Warnung erscheint.

Wissen, wo der Tag Verzögerungen auffangen kann

Manche Teile eines Ablaufplans lassen sich dehnen, andere nicht. Eine Kaffeepause kann fünf Minuten kürzer ausfallen. Ein Keynote-Redner, der einen Flug erreichen muss, kann das nicht. Legen Sie vorab fest, welche Sessions flexibel sind, damit Sie bereits wissen, wo die Zeit herkommen soll, wenn der Tag in Verzug gerät.

Am Veranstaltungstag

Pünktlich beginnen

Wenn die erste Session pünktlich beginnt, auch wenn noch Plätze leer sind, zeigt das allen im Saal, dass der Ablaufplan ernst gemeint ist. Ein verspäteter Beginn zeigt das Gegenteil, und die Leute kommen aus jeder Pause etwas später zurück.

Dem Redner die Zeit zeigen

Die meisten Redner, die überziehen, ignorieren nicht etwa den Veranstalter. Sie haben die Zeit aus dem Blick verloren. Ein Countdown-Bildschirm in ihrem Blickfeld, der zeigt, wie viele Minuten noch bleiben, ermöglicht es ihnen, ihr Tempo selbst einzuteilen, ohne aufs Handy zu schauen. In unserem Ratgeber zur Einrichtung eines Bühnentimers erfahren Sie, welchen Bildschirm Sie verwenden und wo Sie ihn aufstellen.

Eine klare Warnung vor dem Ende geben

Ein Redner braucht einen Moment, um zu seinem Schluss überzuleiten. Ein Bildschirm, der ein, zwei Minuten vor dem Ende auf Gelb wechselt, verschafft ihm diesen Moment. Übersieht er ihn, ist eine kurze Nachricht auf demselben Bildschirm, etwa „Bitte zum Ende kommen“, dezenter als ein Moderator, der aufsteht, oder eine winkende Hand in der ersten Reihe.

Eine Person für die Zeit verantwortlich machen

Jemand muss entscheiden, wann die Fragerunde endet und der nächste Redner beginnt. In der Regel ist das der Moderator der Session. Ist niemand für diese Entscheidung zuständig, trifft sie auch niemand. Die Person am Timer und der Moderator sollten vorab vereinbaren, was geschieht, wenn bei einem Redner Rot erscheint.

Fragerunden kurz halten

Lassen Sie zwei oder drei Fragen zu und schließen Sie die Session dann mit einem Satz ab. Besteht mehr Interesse, kann der Redner das Gespräch in der Pause fortsetzen. Die meisten verlorenen Minuten gehen auf das Konto der Fragerunden.

Wenn der Tag bereits in Verzug ist

Versuchen Sie nicht, die gesamte Zeit an einer einzigen Stelle wieder hereinzuholen. Dem letzten Redner des Tages die Zeit zu kürzen ist unfair ihm gegenüber und gegenüber den Leuten, die geblieben sind, um ihn zu hören. Holen Sie die Zeit stattdessen nach und nach auf:

• Kürzen Sie die Fragerunden in den nächsten Sessions oder lassen Sie sie ausfallen.
• Nehmen Sie jedem der folgenden Vorträge ein, zwei Minuten weg, und sagen Sie es den betroffenen Rednern, bevor sie auf die Bühne gehen.
• Kürzen Sie eine Kaffeepause um ein paar Minuten, aber streichen Sie sie nicht. Die Leute brauchen sie, und aus zu kurzen Pausen kommen sie ohnehin zu spät zurück.

Für all das müssen Sie wissen, wie groß der Verzug ist. Ein Timer, der nach Ablauf der Zeit weiterzählt, zeigt genau, wie weit jede Session überzogen hat. So sehen Sie die Summe und können den Rest des Tages planen.

Wie WrapClock hilft

WrapClock ist ein Bühnentimer, der genau dafür gemacht ist. Sie fügen den Ablaufplan der Konferenz aus Excel oder Word ein, öffnen den Rednerbildschirm auf dem Beamer, einem Fernseher oder einem Tablet und steuern den Tag von Ihrem Laptop aus. Der Bildschirm wechselt auf Gelb, wenn es Zeit ist, zum Ende zu kommen, und auf Rot, wenn die Zeit um ist, zählt die Überziehung und zeigt die Nachrichten an, die Sie senden. Fällt das WLAN am Veranstaltungsort aus, zählt er weiter.