Como manter os palestrantes de uma conferência no horário

Por que as conferências atrasam

A maioria dos atrasos é pequena, mas eles se somam. A primeira sessão começa com cinco minutos de atraso porque a sala ainda está enchendo. Um palestrante passa dois minutos procurando os slides certos. Uma pergunta vira debate. Nada disso parece um problema isoladamente, mas na hora do almoço o dia já está vinte minutos atrasado, e todos os palestrantes seguintes pagam por isso.

Por isso, manter uma conferência no horário tem menos a ver com interromper aquele palestrante que fala demais. Tem mais a ver com eliminar os pequenos atrasos e deixar o tempo visível para todos na sala.

Antes do evento

Reserve tempo para a troca de palestrantes

Uma programação com palestras coladas umas nas outras parte do princípio de que o próximo palestrante vai aparecer no palco com os slides já abertos. Isso nunca acontece. Subir ao palco, encontrar o microfone e abrir a apresentação leva alguns minutos. Inclua esse tempo na programação, ou deixe cada palestra um pouco mais curta para que ele caiba, em vez de torcer para que ele desapareça.

Informe a cada palestrante o tempo real, por escrito

“Vinte minutos” significa coisas diferentes para pessoas diferentes. Registre a duração exata de cada palestra e deixe claro se as perguntas estão incluídas nesse tempo ou vêm depois. Vinte minutos com perguntas equivalem a uma palestra de uns quinze minutos. O palestrante que sabe disso prepara uma fala mais curta. O que só descobre no palco acaba correndo, ou estoura o tempo.

Reúna os slides com antecedência

Se todas as apresentações rodarem em um único computador, ninguém precisa trocar de notebook entre uma palestra e outra. Peça aos palestrantes que enviem os slides um ou dois dias antes do evento e confira se cada arquivo abre.

Combine os sinais

Explique aos palestrantes o que eles vão ver perto do fim: quando a tela ficar amarela, é hora de começar a encerrar, e o vermelho significa que o tempo acabou. Um sinal que o palestrante já espera funciona. Um sinal de que ele nunca ouviu falar é ignorado, ou o faz tropeçar no meio da frase. Nosso guia sobre sinais de tempo explica como escolher o momento em que o aviso aparece.

Saiba onde o dia pode absorver atrasos

Algumas partes da programação são flexíveis e outras não. Um coffee break pode perder cinco minutos. Um palestrante principal com voo marcado, não. Decida com antecedência quais sessões são flexíveis, para que, quando o dia atrasar, você já saiba de onde vai tirar o tempo.

No dia do evento

Comece no horário

Começar a primeira sessão no horário, mesmo com cadeiras vazias, mostra ao público que a programação é para valer. Começar atrasado mostra o contrário, e as pessoas voltam de cada intervalo um pouco mais tarde.

Deixe o palestrante ver o tempo

A maioria dos palestrantes que estouram o tempo não está ignorando o organizador. Eles simplesmente perderam a noção do tempo. Uma tela com contagem regressiva no campo de visão, mostrando quantos minutos faltam, permite que eles controlem o ritmo sem olhar o celular. Nosso guia sobre como montar um cronômetro de palco explica qual tela usar e onde colocá-la.

Dê um aviso claro antes do fim

O palestrante precisa de um momento para partir para a conclusão. Uma tela que fica amarela alguns minutos antes do fim dá esse momento a ele. Se ele não perceber, uma mensagem curta na mesma tela, como “Por favor, encerre”, é mais discreta do que o moderador se levantando ou alguém acenando da primeira fila.

Deixe o tempo nas mãos de uma só pessoa

Alguém precisa decidir quando as perguntas terminam e quando o próximo palestrante começa. Normalmente, é o moderador da sessão. Se essa decisão não é de ninguém, ninguém a toma. Quem opera o cronômetro e o moderador devem combinar com antecedência o que acontece quando um palestrante chega ao vermelho.

Mantenha as perguntas curtas

Abra para duas ou três perguntas e encerre a sessão com uma frase. Se houver mais interesse, o palestrante pode continuar a conversa no intervalo. É nas perguntas que se perde a maior parte dos minutos.

Quando o dia já está atrasado

Não tente recuperar todo o tempo de uma vez só. Cortar o tempo do último palestrante do dia é injusto com ele e com quem ficou para ouvi-lo. Em vez disso, recupere aos poucos:

• Encurte ou elimine a rodada de perguntas nas próximas sessões.
• Tire um ou dois minutos de cada uma das palestras seguintes e avise esses palestrantes antes que subam ao palco.
• Corte alguns minutos de um coffee break, mas não o cancele. As pessoas precisam dele e, de qualquer forma, voltam atrasadas de intervalos curtos demais.

Para fazer qualquer uma dessas coisas, você precisa saber de quanto é o atraso. Um cronômetro que continua contando depois que o tempo acaba mostra exatamente quanto cada sessão passou do horário, para que você veja o total e planeje o resto do dia.

Como o WrapClock ajuda

O WrapClock é um cronômetro de palco feito exatamente para isso. Você cola a programação da conferência a partir do Excel ou do Word, abre a tela do palestrante no projetor, em uma TV ou em um tablet e conduz o dia pelo notebook. A tela fica amarela quando é hora de encerrar e vermelha quando o tempo acaba, conta o tempo excedido e mostra as mensagens que você enviar. Se o Wi-Fi do local cair, a contagem continua.