איך שומרים על לוח הזמנים בכנס

למה כנסים מתעכבים

רוב העיכובים קטנים, והם מצטברים. המושב הראשון מתחיל חמש דקות באיחור כי האולם עוד מתמלא. דוברת מחפשת שתי דקות את המצגת הנכונה. שאלה אחת מהקהל הופכת לדיון. כל אחד מהדברים האלה נראה זניח, אבל עד הצהריים היום כבר מאחר בעשרים דקות, וכל מי שעולה לבמה אחר כך משלם על זה.

לכן שמירה על הזמנים בכנס היא לא בעיקר עניין של לעצור את הדובר שמדבר יותר מדי. היא עניין של לחסל את העיכובים הקטנים, ולדאוג שכל מי שנמצא באולם יראה את הזמן.

לפני הכנס

להשאיר זמן להחלפות

לו״ז שבו ההרצאות צמודות אחת לשנייה מניח שהדובר הבא יופיע על הבמה עם המצגת כבר פתוחה. זה אף פעם לא קורה. לעלות לבמה, לקבל מיקרופון ולפתוח מצגת לוקח כמה דקות. כדאי לתכנן את הזמן הזה מראש, או לקצר מעט את ההרצאות כדי שייכנס, במקום לקוות שהוא ייעלם.

להגיד לכל דובר כמה זמן יש לו, בכתב

"עשרים דקות" זה משהו אחר אצל כל אחד. כדאי לכתוב לכל דובר את האורך המדויק של ההרצאה שלו, ולציין אם השאלות כלולות בזמן הזה או באות אחריו. עשרים דקות כולל שאלות הן בעצם הרצאה של רבע שעה. דוברת שיודעת את זה מראש מכינה הרצאה קצרה יותר. דוברת שמגלה את זה על הבמה ממהרת, או חורגת.

לאסוף את המצגות מראש

אם כל המצגות רצות ממחשב אחד, אף אחד לא צריך להחליף לפטופ בין הרצאות. כדאי לבקש מהדוברים לשלוח את המצגות יום או יומיים לפני הכנס, ולבדוק שכל קובץ נפתח.

לסכם מראש על הסימנים

כדאי לספר לדוברים מה הם יראו לקראת הסוף: כשהמסך עובר לכתום הגיע הזמן להתחיל לסכם, ואדום אומר שהזמן נגמר. סימן שהדובר מצפה לו עובד. סימן שהוא לא שמע עליו אף פעם פשוט לא נקלט, או מבלבל אותו באמצע משפט. במדריך על סימני הזמן יש הסבר איך לבחור מתי האזהרה מופיעה.

לדעת איפה היום יכול לספוג עיכובים

יש חלקים בלו״ז שאפשר לכופף ויש כאלה שלא. הפסקת קפה יכולה לוותר על חמש דקות. דוברת מרכזית שממהרת לטיסה לא יכולה. כדאי להחליט מראש אילו מושבים גמישים, כדי שכשהיום מתעכב כבר יהיה ברור מאיפה לוקחים את הזמן.

ביום הכנס

להתחיל בזמן

כשהמושב הראשון מתחיל בזמן, גם אם עוד יש כיסאות ריקים, הקהל מבין שהלו״ז אמיתי. כשמתחילים באיחור הוא מבין את ההפך, וחוזר מכל הפסקה קצת יותר מאוחר.

לתת לדובר לראות את הזמן

רוב הדוברים שחורגים לא מתעלמים מהמארגנים. הם פשוט איבדו את תחושת הזמן. מסך עם ספירה לאחור בקו הראייה שלהם, שמראה כמה דקות נשארו, מאפשר להם לנהל את הקצב בעצמם בלי להציץ בטלפון. במדריך איך מציבים טיימר במה יש הסבר באיזה מסך להשתמש ואיפה להעמיד אותו.

לתת אזהרה אחת ברורה לפני הסוף

דובר צריך רגע כדי לעבור לסיכום. מסך שעובר לכתום שתיים או שלוש דקות לפני הסוף נותן לו את הרגע הזה. ואם הוא פספס, הודעה קצרה על אותו מסך, כמו "נא לסכם", שקטה הרבה יותר מיו״ר שקם מהכיסא או מיד שמנופפת מהשורה הראשונה.

לתת את השעון לאדם אחד

מישהו צריך להחליט מתי נגמרות השאלות ומתי עולה הדובר הבא. בדרך כלל זה יו״ר המושב או המנחה. אם אף אחד לא אחראי על ההחלטה הזו, אף אחד לא מקבל אותה. מי שמפעיל את הטיימר ומי שמנחה צריכים לסכם מראש מה קורה כשדובר מגיע לאדום.

לקצר את השאלות

לוקחים שתיים או שלוש שאלות, וסוגרים את המושב במשפט אחד. אם יש עוד עניין, הדובר יכול להמשיך את השיחה בהפסקה. בשאלות הולכות רוב הדקות שנעלמות.

כשהיום כבר מאחר

לא כדאי לנסות להחזיר את כל הזמן במקום אחד. לקצץ את הדובר האחרון של היום זה לא הוגן כלפיו, וגם לא כלפי מי שנשאר כדי לשמוע אותו. עדיף להחזיר את הזמן לאט, בכמה מקומות:

• לקצר את השאלות במושבים הבאים, או לוותר עליהן.
• להוריד דקה או שתיים מכל אחת מההרצאות הבאות, ולהגיד לדוברים לפני שהם עולים לבמה.
• לקצר הפסקת קפה בכמה דקות, אבל לא לבטל אותה. אנשים צריכים אותה, וממילא חוזרים באיחור מהפסקות קצרות מדי.

בשביל כל זה צריך לדעת בכמה הכנס מאחר. טיימר שממשיך לספור גם אחרי שהזמן נגמר מראה בדיוק בכמה חרג כל מושב, כך שרואים את הסכום ויכולים לתכנן את המשך היום.

איך WrapClock עוזר

WrapClock הוא טיימר במה שנבנה בדיוק בשביל זה. מדביקים את לו״ז הכנס מאקסל או מוורד, פותחים את מסך הדובר על המקרן, על טלוויזיה או על טאבלט, ומנהלים את היום מהלפטופ. המסך עובר לכתום כשצריך לסכם ולאדום כשהזמן נגמר, סופר את החריגה ומציג את ההודעות שאתם שולחים. ואם הרשת באולם נופלת, הוא ממשיך לספור.