Comment faire respecter le temps de parole lors d’une conférence

Pourquoi les conférences prennent du retard

La plupart des retards sont minimes, mais ils s’accumulent. La première session commence avec cinq minutes de retard parce que le public est encore en train de s’installer. Un intervenant passe deux minutes à chercher les bonnes diapositives. Une question se transforme en débat. Pris isolément, rien de tout cela ne semble grave, mais à l’heure du déjeuner, la journée a déjà vingt minutes de retard, et tous les intervenants suivants en font les frais.

Pour tenir les horaires d’une conférence, il s’agit donc moins d’arrêter l’intervenant qui parle trop que d’éliminer les petits retards et de rendre le temps visible pour toute la salle.

Avant l’événement

Prévoyez du temps pour les transitions

Un programme où les interventions s’enchaînent sans pause part du principe que l’intervenant suivant arrive sur scène avec ses diapositives déjà ouvertes. Ce n’est jamais le cas. Entre la montée sur scène, la recherche du micro et l’ouverture de la présentation, il faut compter quelques minutes. Intégrez ce temps au programme, ou raccourcissez un peu les créneaux pour lui faire de la place, plutôt que d’espérer qu’il se résorbe tout seul.

Indiquez par écrit à chaque intervenant son temps de parole réel

« Vingt minutes » ne veut pas dire la même chose pour tout le monde. Notez la durée exacte de chaque créneau et précisez si les questions sont incluses ou viennent s’y ajouter. Vingt minutes questions comprises, c’est un exposé d’environ quinze minutes. Un intervenant qui le sait prépare un exposé plus court. Celui qui le découvre sur scène se précipite, ou déborde.

Récupérez les supports à l’avance

Si toutes les présentations sont projetées depuis un seul ordinateur, personne n’a besoin de changer d’ordinateur portable entre deux interventions. Demandez aux intervenants d’envoyer leurs diapositives un ou deux jours avant l’événement, et vérifiez que chaque fichier s’ouvre correctement.

Mettez-vous d’accord sur les signaux

Expliquez aux intervenants ce qu’ils verront à l’approche de la fin : quand l’écran passe à l’orange, il est temps de commencer à conclure, et le rouge signifie que le temps est écoulé. Un signal que l’intervenant attend est efficace. Un signal dont il n’a jamais entendu parler est ignoré, ou le déstabilise en pleine phrase. Notre guide sur les signaux de temps explique comment choisir le moment où l’alerte apparaît.

Repérez les moments qui peuvent absorber du retard

Certaines parties d’un programme ont de la marge, d’autres non. Une pause-café peut être raccourcie de cinq minutes. L’intervenant principal qui a un avion à prendre, lui, ne peut pas attendre. Décidez à l’avance quelles sessions sont flexibles : ainsi, quand la journée prend du retard, vous savez déjà où vous irez chercher ce temps.

Le jour J

Commencez à l’heure

Commencer la première session à l’heure, même devant des sièges vides, montre à la salle que le programme sera tenu. Commencer en retard envoie le message inverse, et les participants reviennent de chaque pause un peu plus tard.

Rendez le temps visible pour l’intervenant

La plupart des intervenants qui débordent ne cherchent pas à défier l’organisateur : ils ont simplement perdu la notion du temps. Un écran de compte à rebours placé dans leur champ de vision, qui indique le nombre de minutes restantes, leur permet de gérer leur rythme sans consulter leur téléphone. Notre guide pour installer un minuteur de scène explique quel écran choisir et où le placer.

Donnez un signal clair avant la fin

Un intervenant a besoin d’un moment pour amener sa conclusion. Un écran qui passe à l’orange quelques minutes avant la fin lui laisse ce temps. S’il ne le remarque pas, un court message sur le même écran, comme « Merci de conclure », est plus discret qu’un modérateur qui se lève ou qu’une main qui s’agite au premier rang.

Confiez la gestion du temps à une seule personne

Quelqu’un doit décider quand les questions s’arrêtent et quand l’intervenant suivant prend la parole. En général, c’est le rôle du modérateur de la session. Si personne n’est responsable de cette décision, personne ne la prend. La personne qui gère le minuteur et le modérateur doivent convenir à l’avance de ce qui se passe lorsqu’un intervenant atteint le rouge.

Limitez le temps des questions

Prenez deux ou trois questions, puis clôturez la session en une phrase. Si le public en redemande, l’intervenant peut poursuivre l’échange pendant la pause. C’est lors des questions que l’on perd le plus de minutes.

Quand la journée a déjà pris du retard

N’essayez pas de rattraper tout le retard d’un seul coup. Écourter le temps de parole du dernier intervenant de la journée est injuste pour lui, comme pour les personnes restées pour l’écouter. Rattrapez plutôt le temps petit à petit :

• Raccourcissez ou supprimez les questions lors des sessions suivantes.
• Retirez une ou deux minutes à chacune des interventions suivantes, et prévenez les intervenants concernés avant qu’ils ne montent sur scène.
• Rognez quelques minutes sur une pause-café, mais ne l’annulez pas. Les participants en ont besoin, et de toute façon, ils reviennent en retard des pauses trop courtes.

Pour tout cela, encore faut-il savoir combien de retard vous avez pris. Un minuteur qui continue de compter une fois le temps écoulé indique précisément le dépassement de chaque session : vous voyez ainsi le retard cumulé et pouvez organiser la suite de la journée.

Comment WrapClock vous aide

WrapClock est un minuteur de scène conçu précisément pour cela. Vous collez le programme de la conférence depuis Excel ou Word, vous ouvrez l’écran de l’intervenant sur le vidéoprojecteur, un téléviseur ou une tablette, et vous pilotez la journée depuis votre ordinateur portable. L’écran passe à l’orange quand il est temps de conclure et au rouge quand le temps est écoulé, compte le dépassement et affiche les messages que vous envoyez. Si le wifi du lieu coupe, le décompte continue.