Cómo lograr que los ponentes de una conferencia respeten su tiempo

Por qué las conferencias se retrasan

La mayoría de los retrasos son pequeños, y se van sumando. La primera intervención empieza cinco minutos tarde porque la sala todavía se está llenando. Un ponente pasa dos minutos buscando las diapositivas correctas. Una pregunta se convierte en un debate. Nada de esto parece un problema por sí solo, pero para la hora del almuerzo el día lleva veinte minutos de retraso, y todos los ponentes que vienen después lo pagan.

Por eso, mantener una conferencia a tiempo no consiste tanto en frenar a ese único ponente que habla demasiado. Consiste en eliminar los pequeños retrasos y en hacer que el tiempo sea visible para todos en la sala.

Antes del evento

Deja tiempo para los cambios de ponente

Un programa con charlas una tras otra da por hecho que el siguiente ponente aparece en el escenario con las diapositivas ya abiertas. Eso nunca pasa. Subir al escenario, encontrar el micrófono y abrir una presentación lleva unos minutos. Incluye ese tiempo en el programa, o acorta un poco los turnos para que quepa, en lugar de esperar que desaparezca.

Dile a cada ponente su tiempo real, por escrito

"Veinte minutos" significa cosas distintas para distintas personas. Escribe la duración exacta de cada turno, y aclara si las preguntas están incluidas o van después. Veinte minutos con preguntas incluidas son una charla de unos quince minutos. Un ponente que lo sabe prepara una charla más corta. Un ponente que se entera en el escenario se apresura, o se pasa de tiempo.

Reúne las diapositivas con antelación

Si todas las presentaciones se proyectan desde una sola computadora, nadie tiene que cambiar de laptop entre charlas. Pide a los ponentes que envíen sus diapositivas uno o dos días antes del evento, y comprueba que cada archivo se abre.

Acuerda las señales

Explica a los ponentes qué van a ver cerca del final: cuando la pantalla cambia a ámbar, es momento de ir terminando, y el rojo significa que se acabó el tiempo. Una señal que el ponente espera funciona. Una señal de la que nunca ha oído hablar se ignora, o hace que tropiece a mitad de frase. Nuestra guía sobre señales de tiempo explica cómo elegir cuándo aparece el aviso.

Identifica dónde puede el día absorber retrasos

Algunas partes de un programa pueden ajustarse y otras no. Una pausa para el café puede perder cinco minutos. El ponente de la conferencia principal que tiene que tomar un vuelo, no. Decide de antemano qué turnos son flexibles, para que cuando el día se retrase ya sepas de dónde va a salir el tiempo.

El día del evento

Empieza a tiempo

Empezar puntualmente la primera intervención, aunque haya asientos vacíos, le dice a la sala que el programa va en serio. Empezar tarde le dice lo contrario, y la gente vuelve de cada pausa un poco más tarde.

Deja que el ponente vea el tiempo

La mayoría de los ponentes que se pasan de tiempo no están ignorando al organizador. Pierden la noción del tiempo. Una pantalla con cuenta regresiva en su campo de visión, que muestre cuántos minutos quedan, les permite controlar su ritmo sin mirar el teléfono. Nuestra guía sobre cómo configurar un temporizador de escenario explica qué pantalla usar y dónde colocarla.

Da un aviso claro antes del final

Un ponente necesita un momento para pasar a su conclusión. Una pantalla que cambia a ámbar un par de minutos antes del final le da ese momento. Si no lo ve, un mensaje breve en la misma pantalla, como "Por favor, ve terminando", es más discreto que un moderador que se pone de pie o una mano que se agita desde la primera fila.

Pon el reloj en manos de una sola persona

Alguien tiene que decidir cuándo terminan las preguntas y cuándo empieza el siguiente ponente. Normalmente es el moderador. Si nadie es responsable de esa decisión, nadie la toma. La persona que maneja el temporizador y el moderador deben acordar de antemano qué pasa cuando un ponente llega al rojo.

Mantén breves las preguntas

Acepta dos o tres preguntas y luego cierra la intervención con una frase. Si hay más interés, el ponente puede seguir la conversación en la pausa. Es en las preguntas donde se va la mayor parte de los minutos perdidos.

Cuando el día ya va con retraso

No intentes recuperar todo el tiempo en un solo lugar. Recortarle el tiempo al último ponente del día es injusto con esa persona y con quienes se quedaron a escucharla. En su lugar, recupera el tiempo poco a poco:

• Acorta o elimina las preguntas en las siguientes intervenciones.
• Quita uno o dos minutos a cada una de las charlas siguientes, y avisa a esos ponentes antes de que suban al escenario.
• Recorta unos minutos de una pausa para el café, pero no la canceles. La gente la necesita, y de todos modos vuelve tarde de las pausas demasiado cortas.

Para hacer cualquiera de estas cosas necesitas saber cuánto retraso llevas. Un temporizador que sigue contando después de que se acaba el tiempo muestra exactamente cuánto se excedió cada intervención, para que puedas ver el total y planificar el resto del día.

Cómo ayuda WrapClock

WrapClock es un temporizador de escenario hecho justamente para esto. Pegas el programa de la conferencia desde Excel o Word, abres la pantalla del ponente en el proyector, un televisor o una tableta, y llevas el control del día desde tu laptop. La pantalla cambia a ámbar cuando es momento de ir terminando y a rojo cuando se acaba el tiempo, cuenta el tiempo excedido y muestra los mensajes que envías. Si se cae la red wifi de la sede, sigue contando.