Comment installer un minuteur de scène pour les intervenants

Qu’est-ce qu’un minuteur de scène ?

Un minuteur de scène, ou minuteur pour intervenants, est une horloge qui indique à la personne sur scène combien de temps il lui reste. Il fonctionne généralement en compte à rebours, change de couleur à l’approche de la fin et peut afficher un court message de l’organisateur. Les équipes techniques appellent souvent l’écran tourné vers la scène un « écran de retour ». Il peut afficher les diapositives et les notes de l’intervenant, le minuteur, ou les deux.

Le principe est simple : un intervenant qui voit le temps le gère lui-même, et l’organisateur n’a pas besoin de lui faire signe depuis le côté de la salle.

Quel écran utiliser ?

Tout appareil doté d’un navigateur web peut servir d’écran pour le minuteur. Ce qui compte, c’est sa taille et son emplacement.

• Un téléviseur ou un moniteur tourné vers la scène. C’est le choix le plus courant en conférence. Posez-le au sol à l’avant-scène, incliné vers le haut, ou sur un pied sur le côté. L’intervenant le voit tout en regardant le public.
• Une tablette ou un ordinateur portable sur le pupitre. La solution la plus simple pour les petites salles et les intervenants qui restent au pupitre. Elle ne coûte rien de plus, mais l’écran est trop petit pour un intervenant qui se déplace sur scène.
• Un écran au fond de la salle. Dans une grande salle, un écran fixé au mur du fond permet à l’intervenant de vérifier le temps sans baisser les yeux. Veillez à ce qu’il ne distraie pas le public.
• Le vidéoprojecteur principal. Si le minuteur s’affiche sur le grand écran, le public le voit aussi. C’est adapté aux concours de pitch, aux hackathons et aux ateliers, où tout le monde connaît la limite. Pendant une conférence plénière, il détourne généralement l’attention.

Où le placer ?

Mettez-vous à l’endroit exact où se tiendra l’intervenant et regardez le public. Le minuteur doit se trouver dans ce champ de vision, ou à un simple coup d’œil. Si l’intervenant doit tourner la tête ou regarder derrière lui, il cessera de le consulter.

Rendez-vous ensuite à l’endroit le plus éloigné que l’intervenant pourrait atteindre, et vérifiez que les chiffres restent faciles à lire. Plus ils sont grands, mieux c’est. Un minuteur de scène se lit en une fraction de seconde, entre deux phrases.

Mise en place avec WrapClock

1. Créez l’événement et ajoutez le programme. Ajoutez les intervenants un par un, ou collez tout le programme depuis Excel ou Word : une ligne par intervenant, avec la durée en minutes au début ou à la fin de la ligne.
2. Choisissez les paramètres de l’écran de l’intervenant. La langue de l’écran, combien de minutes avant la fin il passe à l’orange, et s’il affiche ou non l’intervenant suivant et l’heure.
3. Ouvrez l’écran de l’intervenant sur l’appareil de scène. Chaque événement a son propre lien pour l’écran de l’intervenant. Ouvrez-le dans le navigateur de l’appareil installé près de la scène, puis cliquez sur l’écran ou appuyez sur F pour passer en plein écran. Personne n’a besoin de se connecter sur cet appareil.
4. Pilotez depuis votre ordinateur portable. La barre d’espace démarre le minuteur et le met en pause, et les flèches permettent de passer à l’intervenant suivant ou précédent. Vous pouvez ajouter ou retirer une minute à l’intervenant actuel, et envoyer un message sur son écran.
5. Faites un essai. Ajoutez un point de test d’une minute, démarrez-le et regardez l’écran passer à l’orange, puis au rouge. C’est le moyen le plus rapide de vérifier que l’écran est bien visible depuis la scène.

Liste de vérification avant l’ouverture des portes

• L’appareil de scène est branché sur secteur et ne fonctionne pas sur batterie.
• La mise en veille, l’économiseur d’écran et les notifications sont désactivés sur cet appareil.
• L’écran de l’intervenant est en plein écran, avec la luminosité réglée au maximum.
• L’appareil est connecté au wifi du lieu.
• Le lien de l’écran est prêt sur un second appareil, en cas de défaillance du premier.
• Le modérateur et les intervenants savent ce que signifient l’orange et le rouge.

Que se passe-t-il en cas de coupure internet ?

Dans WrapClock, le compte à rebours s’exécute directement sur l’écran de l’intervenant. Si le wifi du lieu coupe, l’écran continue de décompter et affiche une petite mention signalant qu’il est hors ligne. La régie vous avertit également, et vos clics ne sont pas transmis tant que la connexion n’est pas rétablie : attendez donc son retour avant de passer à l’intervenant suivant. Si le réseau du lieu n’est pas fiable, connectez votre ordinateur portable au partage de connexion de votre téléphone, et les commandes continueront de fonctionner.