如何让会议演讲者守时

会议为什么会拖延

大多数拖延都很小，但会不断累积。第一场因为观众还在入场，晚开始了五分钟。一位演讲者花了两分钟才找到要讲的幻灯片。一个提问变成了一场讨论。单看每一件都不算什么，但到午饭时，全天进度已经落后二十分钟，之后的每位演讲者都要为此买单。

所以，让会议准时进行，重点不在于拦住那位讲得太久的演讲者，而在于消除这些小拖延，并让会场里的每个人都能看到时间。

会前准备

为换场留出时间

如果议程把演讲一场紧接一场地排列，就等于假设下一位演讲者上台时幻灯片已经打开。这种情况从来不会发生。走上台、找到麦克风、打开演示文稿都需要几分钟。与其指望这段时间凭空消失，不如把它排进议程，或者把每个时段稍微缩短，给换场留出空间。

以书面形式告诉每位演讲者实际可用的时间

每个人对“二十分钟”的理解都不一样。写明每个时段的准确时长，并说明提问是包含在内还是另外安排。包含提问的二十分钟，实际演讲大约只有十五分钟。知道这一点的演讲者会准备更短的内容。到了台上才发现的演讲者，要么匆忙赶完，要么超时。

提前收集幻灯片

如果所有演示文稿都在同一台电脑上播放，两场演讲之间就没人需要换笔记本电脑。请演讲者在活动前一两天发来幻灯片，并逐一检查每个文件能否正常打开。

事先约定信号

告诉演讲者快结束时会看到什么：屏幕变为黄色，表示该开始收尾了；变为红色，表示时间已到。演讲者有预期的信号才有效。从没听说过的信号会被忽略，或者让他们讲到一半乱了阵脚。我们的计时信号指南介绍了如何决定提醒出现的时间。

弄清全天哪些环节能消化延误

议程中有些环节可以伸缩，有些则不行。茶歇可以少五分钟，但要赶飞机的主题演讲嘉宾不行。事先确定哪些环节有弹性，这样当进度落后时，你已经知道该从哪里把时间挤出来。

活动当天

准时开始

即使还有空座位，也要准时开始第一场，这等于告诉全场：议程是认真的。晚开始则传达了相反的信息，之后每次休息结束，大家都会回来得更晚一点。

让演讲者看到时间

大多数超时的演讲者并不是无视组织者，而是忘了时间。在他们的视线范围内放一块倒计时屏幕，显示还剩多少分钟，他们不用看手机就能掌握节奏。我们的舞台计时器设置指南介绍了该用哪块屏幕以及放在哪里。

在结束前给出一次明确的提醒

演讲者需要一点时间过渡到结论。屏幕在结束前几分钟变为黄色，就能给他们这段时间。如果他们没注意到，在同一块屏幕上显示一条简短的消息，比如“请收尾”，比主持人站起来或前排有人挥手要低调得多。

由一个人掌控时间

总得有人决定提问何时结束、下一位演讲者何时开始。通常这个人是本场主持人。如果没有人负责这个决定，就不会有人做出决定。负责计时的人和主持人应事先商定：演讲者的屏幕变成红色后该怎么办。

控制提问时间

接受两三个提问，然后用一句话结束本场。如果大家还有兴趣，演讲者可以在茶歇时继续交流。损失的时间大多就花在提问上。

进度已经落后时

不要试图在一个地方把时间全部追回来。压缩当天最后一位演讲者的时间，对他们不公平，对留下来听讲的人也不公平。应该一点一点地追回时间：

• 缩短或取消接下来几场的提问环节。
• 把后面每场演讲各缩短一两分钟，并在这些演讲者上台前告诉他们。
• 从茶歇中减掉几分钟，但不要取消。大家需要休息，而且茶歇太短的话，大家反正也会晚回来。

做到这些的前提是知道自己落后了多少。如果计时器在时间到了之后仍继续计时，就能准确显示每一场超时多少，让你看到总共落后多少，并据此安排当天剩余的时间。

WrapClock 能帮上什么忙

WrapClock 正是为此打造的舞台计时器。你可以从 Excel 或 Word 粘贴会议议程，在投影仪、电视或平板电脑上打开演讲者屏幕，再用笔记本电脑掌控一整天的进度。该收尾时屏幕变为黄色，时间到了变为红色，并计算超出的时间，还会显示你发送的消息。即使场地 Wi-Fi 断线，也会继续计时。