كيفية إبقاء متحدثي المؤتمر ضمن الوقت

لماذا تتأخر المؤتمرات عن مواعيدها

معظم التأخيرات صغيرة، لكنها تتراكم. فالجلسة الأولى تبدأ متأخرة 5 دقائق لأن القاعة لم تمتلئ بعد. ويقضي أحد المتحدثين دقيقتين في البحث عن الشرائح الصحيحة. ويتحول سؤال واحد إلى نقاش مطوّل. لا يبدو أي من ذلك مشكلة في حد ذاته، لكن ما إن يحين موعد الغداء حتى يكون اليوم قد تأخر 20 دقيقة، ويدفع الثمن كل متحدث يأتي بعد ذلك.

لذلك لا يتعلق الالتزام بمواعيد المؤتمر بإيقاف ذلك المتحدث الذي يطيل الكلام بقدر ما يتعلق بالتخلص من التأخيرات الصغيرة، وبجعل الوقت ظاهرًا لكل من في القاعة.

قبل الفعالية

ترك وقت للانتقال بين المتحدثين

جدول الأعمال الذي تتوالى فيه الكلمات دون فاصل يفترض أن المتحدث التالي سيظهر على المنصة وشرائحه مفتوحة مسبقًا. وهذا لا يحدث أبدًا. فالصعود إلى المنصة، والعثور على الميكروفون، وفتح العرض التقديمي، كلها تستغرق بضع دقائق. لذا يجب إدراج هذا الوقت في جدول الأعمال، أو تقصير الفترات المخصصة قليلًا لتتسع له، بدلًا من الأمل في أن يتلاشى من تلقاء نفسه.

إبلاغ كل متحدث بوقته الفعلي كتابةً

عبارة «20 دقيقة» تعني أشياء مختلفة لأشخاص مختلفين. اكتب المدة الدقيقة لكل فترة، ووضّح ما إذا كانت الأسئلة ضمنها أم بعدها. ففترة من 20 دقيقة تشمل الأسئلة تعني كلمة مدتها 15 دقيقة تقريبًا. والمتحدث الذي يعرف ذلك يُعِدّ كلمة أقصر. أما من يكتشفه وهو على المنصة، فإما أن يستعجل وإما أن يتجاوز وقته.

جمع الشرائح مسبقًا

إذا عُرضت جميع العروض التقديمية من حاسوب واحد، فلن يضطر أحد إلى تبديل الحواسيب المحمولة بين الكلمات. اطلب من المتحدثين إرسال شرائحهم قبل الفعالية بيوم أو يومين، وتحقق من أن كل ملف يُفتح دون مشكلات.

الاتفاق على الإشارات

أخبر المتحدثين بما سيرونه قرب النهاية: عندما تتحول الشاشة إلى اللون الأصفر فقد حان وقت البدء في الختام، والأحمر يعني أن الوقت انتهى. الإشارة التي يتوقعها المتحدث تؤدي غرضها. أما الإشارة التي لم يسمع بها من قبل فإما أن يتجاهلها، وإما أن تربكه في منتصف جملته. ويشرح دليلنا عن إشارات التوقيت كيفية اختيار موعد ظهور التنبيه.

معرفة المواضع التي تحتمل التأخير

بعض فقرات جدول الأعمال تحتمل المرونة وبعضها لا يحتملها. فاستراحة القهوة يمكن أن تُختصر 5 دقائق. أما المتحدث الرئيسي الذي عليه اللحاق بموعد طائرة فلا. حدّد مسبقًا الجلسات المرنة، حتى إذا تأخر اليوم كنت تعرف سلفًا من أين ستقتطع الوقت.

في يوم الفعالية

البدء في الموعد

بدء الجلسة الأولى في موعدها، حتى مع وجود مقاعد شاغرة، يوصل إلى الحضور رسالة مفادها أن جدول الأعمال ملزم. أما البدء متأخرًا فيوصل الرسالة المعاكسة، فيعود الناس من كل استراحة متأخرين قليلًا عن سابقتها.

جعل الوقت أمام عيني المتحدث

معظم المتحدثين الذين يتجاوزون وقتهم لا يتجاهلون المنظِّم، بل يفقدون الإحساس بالوقت فحسب. فشاشة عدّ تنازلي في مجال نظرهم، تُظهر عدد الدقائق المتبقية، تتيح لهم ضبط إيقاعهم دون النظر إلى الهاتف. ويتناول دليلنا عن كيفية إعداد مؤقت المنصة الشاشة المناسبة ومكان وضعها.

تنبيه واحد واضح قبل النهاية

يحتاج المتحدث إلى لحظة كي ينتقل إلى خاتمته. والشاشة التي تتحول إلى اللون الأصفر قبل النهاية بدقيقتين تقريبًا تمنحه هذه اللحظة. وإذا فاتته، فإن رسالة قصيرة على الشاشة نفسها، مثل «يرجى الاختتام»، أكثر هدوءًا من مدير جلسة ينهض من مقعده أو يد تلوّح من الصف الأول.

شخص واحد مسؤول عن الوقت

لا بد أن يقرر أحدٌ متى تنتهي الأسئلة ومتى يبدأ المتحدث التالي. وعادةً ما يكون ذلك مدير الجلسة. فإذا لم يتولَّ أحد هذا القرار، فلن يتخذه أحد. وينبغي أن يتفق مشغّل المؤقت ومدير الجلسة مسبقًا على ما يحدث حين يصل المتحدث إلى اللون الأحمر.

أسئلة قصيرة

اكتفِ بسؤالين أو ثلاثة، ثم اختتم الجلسة بجملة واحدة. وإن كان هناك مزيد من الاهتمام، فبإمكان المتحدث مواصلة النقاش في الاستراحة. فالأسئلة هي الموضع الذي تضيع فيه معظم الدقائق.

حين يكون اليوم متأخرًا بالفعل

لا تحاول استعادة الوقت كله من موضع واحد. فاختصار وقت آخر متحدث في اليوم ظلم له، ولمن بقوا للاستماع إليه. بدلًا من ذلك، استعِد الوقت شيئًا فشيئًا:

• اختصار الأسئلة في الجلسات التالية أو إلغاؤها.
• اقتطاع دقيقة أو دقيقتين من كل كلمة من الكلمات التالية، مع إبلاغ أصحابها بذلك قبل صعودهم إلى المنصة.
• اقتطاع بضع دقائق من استراحة القهوة دون إلغائها. فالناس يحتاجون إليها، وهم يعودون متأخرين على أي حال من الاستراحات القصيرة جدًا.

ولتنفيذ أي من ذلك، لا بد أن تعرف مقدار التأخير. فالمؤقت الذي يواصل العدّ بعد انتهاء الوقت يُظهر بدقة مقدار تجاوز كل جلسة لوقتها، فترى المجموع وتخطط لبقية اليوم.

كيف يساعدك WrapClock

WrapClock مؤقت منصة صُمّم لهذا الغرض تحديدًا. تلصق جدول أعمال المؤتمر من Excel أو Word، وتفتح شاشة المتحدث على جهاز العرض أو شاشة تلفاز أو جهاز لوحي، ثم تدير اليوم من حاسوبك المحمول. تتحول الشاشة إلى اللون الأصفر حين يحين وقت الختام، وإلى الأحمر عند انتهاء الوقت، وتحسب مقدار التجاوز، وتعرض الرسائل التي ترسلها. وإذا انقطعت شبكة الواي فاي في مكان الفعالية، يستمر العدّ.