Zo houd je congressprekers binnen de tijd

Waarom congressen uitlopen

De meeste vertragingen zijn klein, maar ze tellen op. De eerste sessie begint vijf minuten te laat omdat de zaal nog volloopt. Een spreker is twee minuten bezig met het zoeken naar de juiste slides. Eén vraag mondt uit in een discussie. Op zich voelt niets daarvan als een probleem, maar tegen de lunch loopt de dag twintig minuten achter, en elke spreker daarna betaalt de prijs.

Een congres op schema houden draait dus minder om het stoppen van die ene spreker die te lang doorpraat. Het gaat erom de kleine vertragingen weg te nemen, en de tijd zichtbaar te maken voor iedereen in de zaal.

Voor het evenement

Plan tijd in voor wissels

Een programma met presentaties direct achter elkaar gaat ervan uit dat de volgende spreker het podium op komt met de slides al geopend. Dat gebeurt nooit. Naar voren lopen, de microfoon vinden en een presentatie openen kost een paar minuten. Neem die tijd op in het programma, of maak de tijdsloten iets korter zodat het past, in plaats van te hopen dat die minuten vanzelf verdwijnen.

Geef alle sprekers hun echte tijd door, op schrift

“Twintig minuten” betekent voor iedereen iets anders. Schrijf de exacte lengte van elk tijdslot op en zeg erbij of de vragen erbinnen vallen of erna komen. Twintig minuten inclusief vragen is een presentatie van ongeveer vijftien minuten. Een spreker die dat weet, bereidt een kortere presentatie voor. Een spreker die het pas op het podium ontdekt, haast zich, of loopt uit.

Verzamel de slides vooraf

Als elke presentatie vanaf één computer draait, hoeft niemand tussen de presentaties door van laptop te wisselen. Vraag sprekers om hun slides een dag of twee voor het evenement te sturen, en controleer of elk bestand opengaat.

Spreek de signalen af

Vertel sprekers wat ze tegen het einde te zien krijgen: als het scherm oranje wordt, is het tijd om af te ronden, en rood betekent dat de tijd om is. Een signaal dat sprekers verwachten, werkt. Een signaal waar ze nog nooit van hebben gehoord, negeren ze, of het brengt ze midden in een zin van hun stuk. Onze gids over tijdsignalen legt uit hoe je kiest wanneer de waarschuwing verschijnt.

Weet waar de dag vertraging kan opvangen

Sommige onderdelen van een programma kunnen meebuigen, andere niet. Een koffiepauze kan vijf minuten korter. Een keynotespreker die een vlucht moet halen, kan dat niet. Bepaal vooraf welke sessies flexibel zijn, zodat je al weet waar de tijd vandaan komt als de dag uitloopt.

Op de dag zelf

Begin op tijd

Als je de eerste sessie op tijd laat beginnen, ook met lege stoelen, laat je de zaal zien dat het programma serieus bedoeld is. Begin je te laat, dan zeg je het tegenovergestelde, en komen mensen na elke pauze een beetje later terug.

Laat de spreker de tijd zien

De meeste sprekers die uitlopen, negeren de organisator niet. Ze zijn de tijd uit het oog verloren. Een aftellend scherm in hun blikveld, dat toont hoeveel minuten er nog over zijn, laat ze hun tempo zelf bewaken zonder op hun telefoon te kijken. Onze gids over het opzetten van een podiumtimer beschrijft welk scherm je kunt gebruiken en waar je het neerzet.

Geef één duidelijke waarschuwing voor het einde

Een spreker heeft even tijd nodig om naar de afsluiting toe te werken. Een scherm dat een paar minuten voor het einde oranje wordt, geeft die tijd. Mist de spreker dat, dan is een kort bericht op hetzelfde scherm, zoals “Graag afronden”, discreter dan een dagvoorzitter die opstaat of een hand die zwaait vanaf de eerste rij.

Maak één persoon verantwoordelijk voor de klok

Iemand moet beslissen wanneer de vragen stoppen en de volgende spreker begint. Meestal is dat de dagvoorzitter of moderator. Is niemand daarvoor verantwoordelijk, dan wordt die beslissing ook niet genomen. Degene die de timer bedient en de dagvoorzitter moeten vooraf afspreken wat er gebeurt als de klok van een spreker op rood springt.

Houd de vragen kort

Neem twee of drie vragen en sluit de sessie dan af met één zin. Is er meer belangstelling, dan kan de spreker in de pauze verder praten. In de vragenronde gaan de meeste minuten verloren.

Als de dag al uitloopt

Probeer niet alle tijd op één plek terug te winnen. De laatste spreker van de dag inkorten is oneerlijk tegenover die spreker, en tegenover de mensen die zijn gebleven om die presentatie te horen. Win de tijd liever beetje bij beetje terug:

• Kort de vragenrondes in de volgende sessies in, of sla ze over.
• Haal een minuut of twee af van elk van de volgende presentaties, en laat die sprekers dat weten voordat ze het podium op gaan.
• Haal een paar minuten van een koffiepauze af, maar schrap hem niet. Mensen hebben die pauze nodig, en van een te korte pauze komen ze toch te laat terug.

Om dit te kunnen doen, moet je weten hoeveel je achterloopt. Een timer die doortelt nadat de tijd om is, laat precies zien hoeveel elke sessie is uitgelopen, zodat je het totaal ziet en de rest van de dag kunt plannen.

Hoe WrapClock helpt

WrapClock is een podiumtimer die precies hiervoor is gemaakt. Je plakt het congresprogramma uit Excel of Word, opent het sprekersscherm op de beamer, een tv of een tablet, en leidt de dag vanaf je laptop. Het scherm wordt oranje als het tijd is om af te ronden en rood als de tijd om is, telt de uitloop en toont de berichten die je stuurt. Als de wifi van de locatie uitvalt, telt het gewoon door.